Solutions ERP au Rwanda

Ce que couvre ce service

Décider et planifier. Le conseil ERP apporte un avis indépendant sur la question de savoir si un ERP vous convient déjà, quelle plateforme vous correspond et par quels modules commencer.

Le construire. La mise en œuvre d’ERP déploie une plateforme autour de vos processus réels. La personnalisation d’ERP l’adapte là où la configuration ne suffit pas. Le développement d’ERP sur mesure construit à partir de zéro lorsqu’aucune plateforme standard ne convient.

Intégrer et connecter les données. La migration vers un ERP transfère les données depuis des tableurs ou un ancien système, vérifiées avant la bascule. La gestion des données ERP nettoie et gouverne les données pour que le système soit fiable. L’intégration d’ERP relie l’ERP à vos autres systèmes, pour qu’il ne devienne pas un îlot de données de plus.

Vivre avec. La formation ERP apprend au personnel les modules qu’il utilisera réellement. Le support et la maintenance ERP le font fonctionner sans dépendre de l’intégrateur d’origine. Les mises à niveau d’ERP sont planifiées et testées avant de toucher aux données de production.

Le tableau des modules de cette page montre ce que couvre chaque domaine et avec quoi il partage ses données.

Les exigences propres au Rwanda qu’un ERP doit gérer

Un ERP configuré selon les règles d’un autre pays demande un travail local avant d’être utilisable ici.

La paie. Les employeurs retiennent l’impôt sur le revenu (PAYE) et versent des cotisations à l’Office rwandais de sécurité sociale (RSSB), déclarées chaque mois à l’Office rwandais des recettes. Les taux et barèmes de cotisation évoluent : le module de paie doit donc être configuré selon les règles en vigueur lors de la mise en œuvre et mis à jour quand elles changent. Nous vérifions les taux en vigueur auprès des sources officielles de la RRA et de la RSSB avec votre équipe financière, plutôt que de nous fier à la configuration livrée avec le logiciel.

La facturation et la TVA. Les entreprises assujetties à la TVA doivent émettre leurs factures via le système de facturation électronique (EBM) de la RRA. Si votre ERP émet des factures de vente, son fonctionnement avec l’EBM doit être conçu dès le départ, pour que les ventes ne soient pas saisies deux fois et que les enregistrements concordent.

Le mobile money. Beaucoup de clients paient par mobile money. Enregistrer automatiquement ces paiements sur les factures, au lieu de pointer les relevés à la main, est souvent là où un ERP fait gagner le plus de temps.

Les données personnelles. Les modules de paie et de RH contiennent des informations sensibles sur le personnel : les droits d’accès et le lieu d’hébergement comptent au regard de la loi rwandaise sur la protection des données.

Quand un ERP n’est pas la bonne réponse

Les projets ERP échouent le plus souvent lorsqu’ils sont achetés trop tôt, ou pour résoudre un problème qui n’est pas logiciel. Nous déconseillons un ERP, ou du moins pas encore, lorsque :

• Une seule personne gère encore les finances sans difficulté dans un tableur ou un logiciel de comptabilité.
• Le vrai problème est un processus flou. Un ERP impose un processus ; il n’en invente pas. Il faut d’abord convenir de la façon dont doivent fonctionner les approbations, les inventaires ou les achats.
• Personne ne peut en être responsable en interne. Un ERP a besoin de quelqu’un dans l’organisation qui le connaît bien et prend les décisions le concernant.
• Les données ne peuvent pas être nettoyées à temps pour la date de mise en service prévue.

Dans ces cas, une étape plus modeste, comme un bon logiciel de comptabilité, un outil simple de gestion des stocks ou une refonte des processus, apporte souvent davantage, plus vite.

Ce qui détermine le coût

Le devis d’un ERP dépend bien plus de votre organisation que du prix catalogue du logiciel. Les principaux facteurs sont :

• Le nombre de modules et d’utilisateurs. Les licences sont souvent facturées par utilisateur, et chaque module supplémentaire ajoute de la configuration et de la formation.
• L’effort de migration des données, qui dépend du nombre d’années d’historique transférées et de leur propreté.
• La personnalisation au-delà de la configuration standard, pour les processus que la plateforme ne gère pas d’origine.
• Les intégrations avec la paie, le mobile money, la facturation EBM, les banques ou les systèmes existants.
• La formation et l’accompagnement du changement, qui augmentent avec le nombre de personnes et de sites.
• L’hébergement : abonnement cloud ou serveurs locaux et leur entretien.

Nous fournissons les coûts de chaque phase, pour que vous puissiez décider jusqu’où aller la première année.

Les erreurs qui coulent les projets ERP

Lancer tous les modules en même temps. Le personnel doit tout apprendre à la fois, les problèmes s’accumulent et la confiance dans le système s’effondre dès le premier mois.

Migrer des données sales. Des clients en double et des stocks erronés, reportés dans le nouveau système, le rendent peu fiable dès le premier jour.

Personnaliser pour reproduire les vieilles habitudes. Reconstruire chaque particularité des tableurs dans l’ERP le rend coûteux à exploiter et difficile à mettre à niveau.

Former trop tôt ou trop peu. Une formation des mois avant la mise en service est oubliée ; une seule séance la semaine précédente ne suffit pas.

Notre façon de livrer

Nous suivons six étapes, de l’expression des besoins à la maintenance, présentées sur cette page. Deux pratiques font la plus grande différence. D’abord, les modules sont déployés par phases : la finance démarre généralement en premier, puis les modules qui en dépendent, pour que le personnel n’apprenne pas tout à la fois. Ensuite, l’ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle pendant au moins une période de clôture, pour comparer les soldes avant d’arrêter l’ancien système.

À qui s’adresse ce service

Les industriels et distributeurs qui ont besoin de stocks reliés aux ventes et aux achats.

Les ONG qui ont besoin d’une comptabilité financière et par projet conforme aux exigences de rapport des bailleurs.

Les commerces qui ont besoin d’une vision unique des stocks sur plusieurs magasins ou entrepôts.

Les PME en croissance dont la finance, les stocks et les ventes se trouvent dans des tableurs séparés que quelqu’un rapproche chaque mois.

Ce dont nous aurons besoin de votre part

• L’accès au fonctionnement réel des processus, pas seulement à leur description.
• Des échantillons de données existantes, comme des tableurs et des exports des systèmes actuels, pour un examen de leur qualité.
• Votre plan comptable, la structure de votre paie et les formats de rapport exigés par les bailleurs ou les auditeurs.
• Un sponsor de projet désigné, capable de décider des priorités des modules, des changements de processus et du budget.
• Du temps du personnel pour les tests et la formation, car un ERP sur lequel personne ne s’est exercé n’est pas utilisé.