Fourniture d’équipements informatiques au Rwanda

Ce que couvre ce service

Les postes des utilisateurs. Les ordinateurs de bureau et ordinateurs portables sont sourcés selon les spécifications, avec image système, logiciels standard et étiquetage disponibles avant la livraison. Les imprimantes et scanners sont choisis selon leur coût d’utilisation, pas seulement leur prix d’achat.

Le matériel d’infrastructure. Les serveurs sont choisis selon leur charge de travail. Les équipements réseau, routeurs et commutateurs et équipements Wi-Fi sont choisis selon une conception réseau plutôt que selon un catalogue. Les équipements de vidéosurveillance sont choisis selon les besoins de couverture et de conservation.

L’alimentation et le reste. Les onduleurs et la protection électrique sont dimensionnés selon la charge réelle et la durée des coupures. Les accessoires informatiques couvrent les câbles, supports, baies et périphériques dont chaque déploiement finit par avoir besoin en plus grande quantité que prévu.

Lorsque le matériel fait partie d’un projet plus large, la conception relève du service concerné, comme l’infrastructure informatique ou la vidéosurveillance, et la fourniture en découle.

Acheter pour toute la durée de vie du matériel

Le prix d’achat est souvent la plus petite partie de ce que coûte un équipement sur sa durée de vie. Nous pesons quatre autres éléments à côté.

Le support local et les pièces de rechange. Un serveur ou un commutateur d’une marque sans pièces disponibles dans le pays peut vous faire attendre des semaines une pièce de remplacement. Nous privilégions le matériel pris en charge localement pour tout ce qui est critique.

Le coût d’utilisation. Une imprimante bon marché aux cartouches coûteuses, ou un ordinateur énergivore allumé dix heures par jour, coûte plus cher sur trois ans qu’un meilleur modèle.

La qualité de l’alimentation. Un courant instable endommage les alimentations et corrompt le stockage. Le matériel destiné à des sites aux coupures ou variations de tension fréquentes doit être associé dès le premier jour à une protection contre les surtensions ou à un onduleur.

La compatibilité et l’administration. Un matériel compatible avec vos outils d’administration, vos licences et votre stock de pièces coûte moins cher à exploiter qu’un parc hétérogène, même si un article coûte un peu plus.

Spécifications pour les appels d’offres et les achats

Beaucoup d’ONG, d’écoles et d’organismes publics achètent par procédure formelle et ont besoin d’une spécification avant de pouvoir solliciter des offres. Nous pouvons vous aider à rédiger une spécification neutre, qui décrit ce que le matériel doit faire plutôt que de citer une marque, pour que l’appel d’offres attire des offres comparables.

Si vous avez besoin d’un avis indépendant sur quoi acheter, distinct de qui le fournit, voir le conseil en achats technologiques dans la rubrique Conseil informatique.

Ce qui détermine le coût et les délais

Les prix du matériel informatique varient avec les taux de change, les tarifs des fabricants et le transport : nous chiffrons donc votre liste exacte et indiquons la durée de validité de chaque devis. Ce qui fait varier le total :

• La spécification : processeur, mémoire, stockage et écran pour les ordinateurs ; nombre de ports, débit et budget PoE pour les commutateurs.
• La marque et le niveau de support : le matériel professionnel avec support local coûte plus cher à l’achat et généralement moins sur sa durée de vie.
• La quantité, qui peut améliorer les prix unitaires sur les grosses commandes.
• La préparation : image système, configuration, étiquetage et registres d’inventaire.
• La disponibilité en stock. Les articles disponibles localement peuvent arriver en quelques jours ; les articles spécialisés importés sur commande prennent des semaines. Nous indiquons les délais sur le devis.

Les erreurs d’achat que nous voyons le plus souvent

Du matériel grand public pour un usage professionnel. Les routeurs, ordinateurs et stockages grand public coûtent moins cher, mais n’ont pas les fonctions d’administration, les garanties et la robustesse qu’exige un usage professionnel.

Oublier la protection électrique. Du matériel neuf branché directement sur un courant instable est endommagé bien avant d’être obsolète.

Mélanger trop de modèles. Chaque modèle supplémentaire signifie d’autres pilotes, pièces et procédures de support. Une petite gamme standardisée coûte moins cher à exploiter.

Acheter sans l’avis de l’installateur. Des commutateurs sans assez de ports, des points d’accès incompatibles avec le contrôleur et des baies trop peu profondes pour le serveur sont évitables si la spécification est vérifiée d’abord.

Retirer l’ancien matériel en toute sécurité

Un matériel neuf signifie généralement un ancien matériel qui part, et les vieux ordinateurs, serveurs et téléphones contiennent encore des données. Les disques de machines données, vendues ou mises au rebut sans effacement sont une source courante et évitable de fuites de données. Lorsque nous remplaçons du matériel, nous pouvons effacer de façon sécurisée ou détruire physiquement les supports de stockage, consigner quels appareils ont été effacés et mettre à jour votre registre d’inventaire, pour que l’ancien matériel parte sans vos données.

Comment se déroule un projet

Évaluer. Nous partons de ce que le matériel doit faire : une spécification, un système existant avec lequel il doit être compatible, ou un projet planifié en parallèle.

Concevoir. Nous confirmons les modèles exacts, les quantités et les alternatives, avec les conditions de garantie et les délais indiqués sur le devis.

Déployer. Nous sourçons et livrons, avec configuration, image système, étiquetage et installation selon les besoins.

Sécuriser. Le matériel est livré avec des mots de passe par défaut et un micrologiciel souvent dépassé. Lorsque nous le configurons, ces deux points sont traités avant la mise en service.

Accompagner. Nous coordonnons les demandes de garantie pour le matériel fourni et proposons la maintenance via le support informatique si nécessaire.

À qui s’adresse ce service

Les PME et bureaux qui renouvellent leur matériel ou s’équipent pour la première fois.

Les écoles et hôpitaux qui achètent selon un cycle budgétaire, souvent avec des conditions liées à une subvention ou à un bailleur.

Les ONG et administrations publiques soumises à des règles d’achat formelles et à des exigences de spécification.

Toute organisation qui remplace un matériel tombé en panne ou arrivé en fin de support du fabricant.

Ce dont nous aurons besoin de votre part

• Une spécification, ou une description de ce que le matériel doit faire et pour qui.
• Les quantités et les lieux de livraison.
• Les détails du matériel existant lorsque la compatibilité compte.
• Les exigences d’achat éventuelles, comme le nombre de devis, les documents ou le format d’appel d’offres.
• La date de livraison souhaitée, pour vérifier les délais avant la commande.