Imprimantes et scanners au Rwanda

Qu’est-ce que la fourniture d’imprimantes et de scanners, et qui en a besoin

C’est l’approvisionnement en imprimantes de bureau, appareils multifonctions, imprimantes spécialisées et scanners de documents, adaptés au volume et à l’usage, chiffrés avec les conditions de consommables et de garantie. Elle convient aux bureaux qui ont trop d’imprimantes individuelles, aux services qui impriment beaucoup, aux organisations qui numérisent des archives papier, et à quiconque trouve ses coûts d’impression plus élevés que prévu.

Le problème qu’elle résout

Les imprimantes sont généralement achetées sur leur prix, qui est la plus petite part de leur coût. Une imprimante bon marché dans un bureau très actif dépasse son volume recommandé, se bloque, s’use tôt et coûte plus cher par page. Beaucoup de petites imprimantes coûtent plus en consommables qu’un seul appareil partagé. Et les appareils non gérés stockent des documents et restent sur le réseau avec leurs mots de passe par défaut. Choisir selon le volume et le coût total règle les trois problèmes.

Comment nous dimensionnons et comparons

Le volume. Les compteurs de pages mensuels réels par service, comparés au volume mensuel recommandé de chaque modèle, pas à son cycle de service maximal.

Le coût par page, calculé à partir des rendements et prix des consommables, en noir et en couleur.

Les fonctions. Impression, copie, numérisation vers la messagerie ou des dossiers, recto verso, formats de papier et finition.

La vitesse et l’emplacement : assez de pages par minute aux heures de pointe, et des appareils placés là où les gens en ont réellement besoin, près d’une prise réseau et d’une prise électrique.

La sécurité. Mots de passe administrateur, stockage chiffré ou à effacement automatique, impression sécurisée à la demande pour que les documents confidentiels ne restent pas dans le bac, et suivi du micrologiciel.

Le regroupement. Remplacer de nombreuses imprimantes personnelles par quelques appareils partagés là où cela fait économiser de l’argent et de la place.

Des scanners pour les dossiers et archives

Les appareils multifonctions numérisent assez bien les documents du quotidien, mais les grands projets de numérisation, comme les dossiers de patients, d’élèves ou les archives juridiques, demandent des scanners de documents dédiés avec chargeurs automatiques rapides, numérisation recto verso et logiciel qui nomme et classe les documents. Choisir le bon scanner, et planifier la dénomination des fichiers, le stockage, les droits d’accès et la durée de conservation avant de commencer, fait gagner de nombreuses heures plus tard et garde les dossiers personnels numérisés correctement protégés.

Moins d’appareils, mais de meilleurs

Beaucoup de bureaux finissent par avoir une imprimante sur presque chaque poste. Chacune utilise ses propres consommables, souvent à un coût par page élevé, et chacune est un appareil de plus à installer, sécuriser et réparer. Les remplacer par quelques appareils multifonctions partagés et bien placés réduit généralement les coûts de fonctionnement, simplifie le support et rend possible l’impression sécurisée. Certains postes justifient encore une imprimante personnelle, comme le personnel qui imprime des documents confidentiels toute la journée, mais cela doit rester l’exception, choisie délibérément.

Ce que comprend le travail

1. Recueillir les volumes des appareils et services existants.
2. Planifier le parc : combien d’appareils, de quel type, où.
3. Comparer les modèles présélectionnés sur le coût par page et les fonctions.
4. Chiffrer avec la garantie, les consommables et les dates de livraison.
5. Livrer, avec configuration si elle est prévue.
6. Récupérer les anciens appareils, en effaçant leur stockage avant mise au rebut ou restitution.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Les modèles de bureau courants sont souvent disponibles en quelques jours à quelques semaines ; les grands appareils multifonctions et les scanners de production prennent plus de temps. Le coût dépend du volume, de la couleur ou du noir, de la vitesse, des options de finition, du nombre d’appareils, des fonctions de sécurité et de l’inclusion ou non de la configuration.

Équipements généralement utilisés

Des imprimantes laser noir et couleur, des appareils multifonctions avec numérisation vers la messagerie et les dossiers, des scanners de documents à chargeur automatique, un logiciel d’impression sécurisée si nécessaire, et des outils de gestion de l’impression en réseau.

Les erreurs que nous voyons souvent

Acheter sur le seul prix d’achat. Comparer les cycles de service au lieu des volumes recommandés. Des imprimantes sur chaque poste. L’impression couleur sans limite. Des scanners trop lents pour un projet d’archivage. Des appareils dotés de stockage mis au rebut sans effacement. Et aucun plan pour les consommables, si bien que l’impression s’arrête quand le toner est vide.