Biométrie, contrôle d’accès et gestion des présences au Rwanda

Ce que couvre ce service

Enregistrer les présences. Le pointage par empreinte digitale et les systèmes de reconnaissance faciale enregistrent les arrivées et départs à l’entrée. La gestion des temps et des présences transforme les pointages bruts en rapports d’heures, de retards, d’heures supplémentaires et d’absences utilisables par la paie.

Contrôler les accès. Le contrôle d’accès du personnel définit qui peut entrer dans quelles zones, et à quelles heures, selon le poste et l’horaire plutôt qu’un code commun que tout le monde connaît. Le suivi des accès du personnel conserve un journal consultable des passages aux portes contrôlées. Les systèmes d’accueil des visiteurs et de périmètre relèvent de la rubrique Vidéosurveillance et sécurité.

Installer et exploiter. L’installation de terminaux biométriques couvre la fixation, le câblage et l’intégration réseau, sur un ou plusieurs sites. La gestion du système de pointage assure le travail continu : enregistrement des nouveaux employés, suppression des partants, ajustement des règles d’horaires et mise à jour du micrologiciel.

Données biométriques et loi rwandaise sur la protection des données

La loi rwandaise N° 058/2021 relative à la protection des données à caractère personnel et de la vie privée range les « informations génétiques ou biométriques » parmi les catégories de données personnelles sensibles (article 3). Un modèle d’empreinte ou de visage utilisé pour le pointage en fait partie : un système de pointage n’est donc pas qu’un outil RH, c’est un traitement de données sensibles.

En pratique, plusieurs points doivent être décidés délibérément plutôt que laissés aux réglages par défaut de l’appareil :

• Pourquoi les données sont collectées, et le fait que le personnel en soit clairement informé avant l’enregistrement.
• Qui peut accéder aux modèles et aux journaux, limité à des administrateurs nommément désignés.
• Combien de temps les données sont conservées, et la suppression des modèles des partants plutôt qu’une conservation indéfinie.
• Où les données sont stockées, surtout si le logiciel de pointage est un service cloud hébergé hors du Rwanda.
• L’enregistrement de votre organisation comme responsable du traitement auprès de l’Autorité nationale de cybersécurité, exigé par la loi.

Nous ne sommes pas juristes et ne donnons pas d’avis juridique. Nous configurons le système pour que ces décisions puissent être appliquées et prouvées, et documentons la façon dont il traite les données pour votre responsable RH, juridique ou conformité.

Choisir le bon terminal pour votre site

Le choix de l’appareil dépend davantage du site que de la brochure.

Effectifs et pics de changement d’équipe. Une usine où 200 personnes arrivent en 15 minutes a besoin de terminaux rapides, de plusieurs terminaux par entrée, ou d’une reconnaissance faciale qui évite la file devant un seul lecteur.

Conditions de travail. Les employés du bâtiment, de l’agriculture et de l’industrie ont souvent le bout des doigts usé ou sale, ce qui rend la reconnaissance d’empreinte peu fiable. La reconnaissance faciale, ou des badges avec repli sur l’empreinte, fonctionnent mieux dans ce cas.

Environnement. Les portails extérieurs ont besoin de terminaux résistants aux intempéries ; les sites poussiéreux, de terminaux faciles à nettoyer et placés à l’abri du soleil direct, qui gêne aussi la reconnaissance faciale.

Alimentation et connectivité. Les terminaux doivent continuer d’enregistrer pendant une coupure de courant, grâce à un petit onduleur, et pendant une coupure internet, en stockant les pointages localement jusqu’à la synchronisation.

Ce qui détermine le coût

Nous chiffrons après une visite du site, car un même effectif peut nécessiter des systèmes très différents. Les principaux facteurs sont :

• Le nombre d’entrées et de terminaux, y compris les terminaux supplémentaires nécessaires pour éviter les files aux changements d’équipe.
• Le type de terminal : les terminaux à empreinte coûtent moins cher que la reconnaissance faciale, et les modèles extérieurs plus cher que les modèles intérieurs.
• La quincaillerie de porte pour le contrôle d’accès, comme les serrures électriques, boutons de sortie et capteurs d’ouverture, qui coûte souvent plus cher que les terminaux.
• Le câblage et le travail réseau pour atteindre chaque terminal.
• Le logiciel et l’intégration à la paie : un export standard est simple ; une liaison directe avec un logiciel de paie précis demande davantage de travail.

Les erreurs que nous voyons le plus souvent

Acheter les terminaux avant de décider du format de paie. Le terminal enregistre parfaitement, puis quelqu’un ressaisit chaque rapport parce que l’export ne correspond pas à la paie.

Un enregistrement bâclé. Enregistrer un seul doigt par personne, à la hâte, garantit des échecs quotidiens. En enregistrer plusieurs, soigneusement, évite la plupart d’entre eux.

Aucun plan pour les départs. Les anciens employés restent enregistrés, ce qui constitue à la fois une faille de sécurité et un problème de protection des données.

Des terminaux installés face au soleil, où la reconnaissance faciale peine chaque matin et chaque soir.

Comment se déroule un projet

Évaluer. Nous examinons la disposition des entrées, les effectifs, les horaires, les conditions du site et la façon dont les présences parviennent aujourd’hui à la paie.

Concevoir. Nous choisissons le type et l’emplacement des terminaux, les règles d’accès par zone, le format d’export pour la paie, ainsi que le mode de stockage et la durée de conservation des données biométriques.

Déployer. Nous installons et connectons les terminaux, configurons le logiciel et organisons les séances d’enregistrement, avec une information claire du personnel au préalable.

Sécuriser. L’accès administrateur est limité à des personnes nommément désignées, les mots de passe par défaut sont changés et la conservation des données est configurée.

Accompagner. Nous enregistrons et supprimons les employés, ajustons les règles quand les horaires changent, entretenons les appareils et maintenons le micrologiciel à jour.

À qui s’adresse ce service

Les industriels et grands employeurs qui ont besoin de relevés précis des présences par équipe et des heures supplémentaires.

Les écoles qui suivent les présences du personnel et restreignent l’accès aux bureaux, magasins et salles d’examen.

Les hôtels et hôpitaux qui contrôlent l’accès aux zones de service, aux pharmacies et aux salles d’archives.

Les ONG et administrations qui ont besoin d’un registre vérifiable des présences et des accès.

Les PME qui utilisent encore un registre papier ou une feuille de présence fondée sur la bonne foi.

Ce dont nous aurons besoin de votre part

• Les effectifs, les horaires et les heures d’arrivée de pointe.
• La disposition des entrées et un plan des locaux, ou l’accès au site pour une visite.
• La façon dont les présences parviennent aujourd’hui à la paie, et un exemple du format utilisé.
• Pour le contrôle d’accès, les zones à restreindre et les personnes autorisées pour chacune.
• Un interlocuteur RH ou de direction capable de décider de la conservation des données et de la communication au personnel.