Contrôle d’accès du personnel au Rwanda

Qu’est-ce que le contrôle d’accès du personnel, et qui en a besoin

C’est la conception de droits d’accès par rôle pour vos portes et vos zones, configurés dans votre système de contrôle d’accès ou biométrique et reliés aux événements RH pour rester exacts. Au lieu d’accorder les accès personne par personne, vous définissez des niveaux d’accès comme « personnel général, jours ouvrés », « bureau des finances », « pharmacie, toutes équipes » ou « salle serveur, informatique uniquement », puis vous y affectez les personnes. Cela convient aux organisations qui ont plus de quelques portes contrôlées, des équipes tournantes, des zones sensibles ou de fréquents mouvements de personnel.

Le problème qu’il résout

Les droits accordés une personne à la fois dérivent. Les gens gardent les accès de leurs anciens rôles, les accès temporaires deviennent permanents, les partants restent enregistrés, et personne ne peut dire qui peut ouvrir le magasin aujourd’hui. Des accès par rôle, liés à des étapes d’arrivée, de mutation et de départ, maintiennent les droits en accord avec la réalité et les rendent faciles à contrôler.

Concevoir les niveaux d’accès

Nous partons des zones, pas des personnes :

• Cartographier les zones et leur degré de sensibilité : bureaux généraux, magasins, caisse, archives, pharmacie, salle serveur.
• Lister les rôles et les équipes, et les zones dont chacun a réellement besoin, à quelles heures.
• Les regrouper en niveaux d’accès, assez peu nombreux pour être gérables, assez précis pour avoir un sens.
• Définir les approbations : qui peut accorder chaque niveau, et qui approuve les exceptions.
• Prévoir des revues : les responsables confirment périodiquement les accès de leur équipe, au moins pour les zones sensibles.

Par exemple, une clinique peut aboutir à cinq niveaux : tout le personnel à l’entrée principale et à la salle du personnel pendant ses heures de service ; le personnel soignant aux services et aux salles de consultation ; le personnel de pharmacie seul à la pharmacie et au magasin de médicaments ; le personnel des archives à la salle des archives ; et l’informatique à la salle serveur. Chaque nouvel employé reçoit alors un ou deux niveaux, pas une longue liste de portes individuelles.

Arrivées, mutations et départs

La plupart des problèmes d’accès viennent des changements, pas de la configuration d’origine.

Les arrivées sont enregistrées avec le niveau d’accès de leur rôle, une fois que les RH ont confirmé leur date de début.

Les mutations changent de niveau d’accès lorsqu’elles changent de rôle ou d’équipe, et perdent leur ancien accès au même moment.

Les départs voient leurs identifiants désactivés et leurs modèles biométriques supprimés le dernier jour.

Les prestataires et le personnel temporaire reçoivent des niveaux d’accès limités avec une date d’expiration automatique.

Les modèles biométriques sont des données personnelles sensibles au regard de la loi rwandaise sur la protection des données : les supprimer au départ est donc une bonne pratique pour la vie privée autant que pour la sécurité.

Ce que comprend le travail

1. Passer en revue les droits actuels et qui les détient, y compris les anciens employés.
2. Concevoir les niveaux d’accès avec les RH et les chefs de service.
3. Configurer les niveaux, les horaires et les calendriers de jours fériés dans le système.
4. Réaffecter chacun aux nouveaux niveaux, et supprimer les accès résiduels.
5. Mettre en place la routine d’arrivée, de mutation et de départ avec les RH, ainsi que l’expiration des accès prestataires.
6. Convenir d’un calendrier de revue pour les zones sensibles.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Concevoir et configurer les niveaux d’accès sur un système existant demande généralement deux à trois jours. Le coût dépend du nombre de portes, de zones et de rôles, du nombre de personnes à réaffecter, de l’état des droits actuels et du fait que les changements de rôle soient reliés automatiquement depuis le logiciel RH ou de paie.

Équipements généralement utilisés

Le logiciel de gestion du système de contrôle d’accès ou biométrique existant, idéalement capable de gérer des niveaux d’accès, des horaires et des dates d’expiration. Lorsque c’est possible, une intégration avec le logiciel RH ou de paie, pour que les changements de rôle et d’emploi soient transmis automatiquement.

Les erreurs que nous voyons souvent

Des accès accordés largement « par précaution ». Des droits définis personne par personne, si bien que personne ne sait qui a quoi. Des partants encore enregistrés des mois plus tard. Des accès prestataires sans date d’expiration. Des calendriers de jours fériés jamais configurés, si bien que des portes qui devraient rester fermées s’ouvrent les jours fériés. Et aucune revue périodique, si bien que la dérive n’est découverte qu’après un incident.