Installation et maintenance d’imprimantes au Rwanda

Installation d’imprimantes et de multifonctions, partage réseau et entretien pour qu’elles restent en service.

L’installation et la maintenance d’imprimantes configurent imprimantes, copieurs et multifonctions pour que tous ceux qui en ont besoin puissent imprimer et numériser de façon fiable, puis les maintiennent fonctionnels et sûrs par un entretien planifié. Toute organisation dont l’impression est peu fiable, dont les appareils sont branchés sur l’ordinateur d’une seule personne ou dont les imprimantes n’ont pas été entretenues depuis des années en a besoin. Cette page couvre l’installation et l’entretien. Le choix et l’achat des appareils relèvent des imprimantes et scanners dans la rubrique Fourniture d’équipements informatiques.

Qu’est-ce que l’installation et la maintenance d’imprimantes, et qui en a besoin

Elle couvre l’installation d’imprimantes et de multifonctions sur votre réseau, la configuration de la numérisation, du partage et des autorisations, leur connexion aux appareils du personnel, et leur entretien, leur mise à jour et leur sécurisation. Elle convient aux bureaux dotés d’imprimantes ou de copieurs partagés, aux organisations qui numérisent de gros volumes de documents, et à tout site où les problèmes d’impression sont un sujet hebdomadaire du centre d’assistance.

Le problème qu’elle résout

Les imprimantes causent une part disproportionnée des frustrations informatiques quotidiennes. Une imprimante partagée via l’ordinateur d’une personne s’arrête quand elle rentre chez elle. Les pilotes diffèrent d’un appareil à l’autre. La numérisation fonctionne pour certains et pas pour d’autres. Les bourrages se multiplient à mesure que les pièces usées ne sont pas remplacées. Pendant ce temps, l’appareil reste sur le réseau avec son mot de passe administrateur d’usine et un micrologiciel vieux de plusieurs années. Une bonne installation et un entretien régulier suppriment l’essentiel de ces frictions.

Bien installer les imprimantes

Une connexion réseau avec une adresse fixe, pour que les appareils trouvent toujours l’imprimante.

Un déploiement centralisé du bon pilote sur chaque appareil du personnel, via la gestion des appareils lorsqu’elle existe.

La numérisation vers l’e-mail ou des dossiers partagés, testée avec votre messagerie et vos autorisations.

Les autorisations et le suivi : qui peut imprimer en couleur, quotas et impression sécurisée si nécessaire.

Une configuration sécurisée : mots de passe par défaut changés, services inutilisés désactivés et micrologiciel mis à jour.

Les imprimantes, un risque de sécurité

Un multifonction moderne est un ordinateur en réseau. Il possède une page d’administration web, peut stocker des copies des documents imprimés ou numérisés, contient un carnet d’adresses et peut servir de point d’appui sur le réseau s’il n’est pas protégé. Certains appareils ont même été livrés sans aucun mot de passe administrateur. Les bases font beaucoup : changer les identifiants par défaut, garder le micrologiciel à jour, supprimer automatiquement les travaux stockés lorsque l’appareil le permet, placer les imprimantes sur leur propre segment réseau lorsque c’est possible, et effacer ou retirer le stockage interne avant qu’un appareil ne soit rendu à un loueur, vendu ou recyclé.

En propriété ou en location ?

Beaucoup d’organisations louent leurs copieurs avec un contrat d’entretien auprès du fournisseur, tout en possédant leurs petites imprimantes. Les deux peuvent fonctionner, mais les responsabilités diffèrent. Les appareils loués sont généralement entretenus par la société de location, et notre rôle porte sur la configuration réseau, la numérisation, le déploiement des pilotes et les réglages de sécurité, en coordination avec leur technicien. Les appareils en propriété sont entretenus par nous selon un calendrier. Dans tous les cas, nous tenons une liste unique de chaque appareil, de qui l’entretient et de la date de fin de son contrat ou de sa garantie.

Ce que comprend le travail

Recenser les appareils, leurs emplacements, volumes et utilisateurs.
Installer et connecter les imprimantes au réseau avec des adresses fixes.
Déployer les pilotes et les connexions d’imprimante sur les appareils du personnel.
Configurer la numérisation, les autorisations et l’éventuel suivi ou impression sécurisée.
Sécuriser chaque appareil.
Entretenir selon un calendrier : nettoyage, pièces, consommables et micrologiciel.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Inclus : l’installation et la configuration réseau, la configuration de la numérisation, le déploiement des pilotes, les réglages de sécurité et les visites d’entretien planifiées.

Non inclus, sauf accord : les imprimantes elles-mêmes, les consommables et pièces de rechange (voir les imprimantes et scanners dans la rubrique Fourniture d’équipements informatiques), et les réparations couvertes par une garantie du fabricant ou par le service propre d’un contrat de location.

Délais habituels et ce qui détermine le coût

L’installation d’une seule imprimante prend généralement une à deux heures ; un bureau complet avec numérisation et déploiement sur chaque appareil prend une journée. L’entretien continu est généralement un abonnement selon le nombre d’appareils, leur volume, l’empoussièrement de l’environnement et la fréquence des visites.

Équipements généralement utilisés

Des imprimantes réseau et multifonctions de fabricants reconnus, les outils d’administration et de micrologiciel des fabricants, la gestion des appareils ou un serveur d’impression pour le déploiement des pilotes et, si nécessaire, un logiciel de suivi d’impression ou d’impression sécurisée.

Les erreurs que nous voyons souvent

Des imprimantes partagées via l’ordinateur d’une seule personne. Des pilotes différents sur chaque ordinateur. La numérisation vers l’e-mail en panne depuis le changement de messagerie. Les mots de passe administrateur par défaut toujours en place. Un micrologiciel jamais mis à jour. Des pièces usées laissées jusqu’à provoquer des bourrages quotidiens. Et un copieur loué rendu avec des années de documents numérisés encore sur son disque.

Main dessinant une carte mentale « Information Technology » reliant matériel, logiciel, réseau, sécurité et support

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Questions fréquentes

Plusieurs employés peuvent-ils partager une imprimante sur le réseau ?

Oui, et c’est généralement mieux que des imprimantes branchées sur des ordinateurs individuels. Une imprimante réseau reçoit une adresse fixe et s’installe automatiquement sur les appareils du personnel, si bien que chacun peut imprimer sans dépendre de l’ordinateur allumé d’un collègue. Les grands bureaux peuvent utiliser un serveur d’impression ou un service d’impression cloud pour gérer pilotes et autorisations au même endroit.

Prenez-vous en charge les multifonctions (numérisation, copie, fax) ou seulement les imprimantes ?

Les deux. Pour les multifonctions, nous configurons l’impression, la copie et la numérisation vers l’e-mail ou un dossier partagé, pour que le personnel numérise directement au bon endroit. La numérisation vers l’e-mail doit fonctionner avec la connexion moderne de la messagerie, ce que les appareils anciens ne permettent pas toujours : nous vérifions donc la compatibilité avec Microsoft 365 ou votre fournisseur de messagerie avant de compter dessus.

De quel entretien continu une imprimante a-t-elle réellement besoin ?

D’un nettoyage régulier, de consommables et pièces remplacés à temps, de mises à jour du micrologiciel, et de vérifications des réglages de numérisation, de partage et de sécurité. Rouleaux, unités de fusion et kits de maintenance s’usent avec l’usage et coûtent moins cher à remplacer selon un calendrier qu’après avoir provoqué des bourrages. La poussière de nombreux bureaux raccourcit leur durée de vie : les appareils très sollicités gagnent à être entretenus plus souvent.

L’utilisation des imprimantes peut-elle être suivie ou limitée par service ?

Oui, sur les appareils et logiciels qui le permettent. Le personnel peut recevoir des codes ou badges personnels, si bien que les impressions et copies sont comptabilisées par personne ou par service, la couleur peut être limitée et des quotas fixés. L’impression sécurisée, où un travail ne s’imprime qu’à l’arrivée de la personne devant l’appareil, évite aussi que des documents confidentiels restent dans le bac.

Les imprimantes de bureau sont-elles un risque de sécurité ?

Elles peuvent l’être. Les imprimantes modernes sont des ordinateurs en réseau avec des pages d’administration web, des documents stockés et des carnets d’adresses. Les mots de passe administrateur par défaut, un micrologiciel obsolète et des copies stockées de documents numérisés sont des faiblesses courantes. Nous changeons les mots de passe par défaut, mettons à jour le micrologiciel, désactivons les services inutilisés, activons la suppression automatique des travaux stockés lorsque c’est possible et effaçons le stockage avant qu’un appareil ne parte.

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