Conseil en achats technologiques au Rwanda

Qu’est-ce que le conseil en achats technologiques, et qui en a besoin

C’est un accompagnement indépendant sur tout le cycle d’achat : clarifier les besoins, rédiger des cahiers des charges neutres vis-à-vis des marques, choisir la procédure d’achat, préparer les critères d’évaluation, analyser les offres et recommander un fournisseur. Il convient aux organismes publics et ONG soumis à des règles d’achat formelles, aux organisations qui achètent des serveurs, des réseaux ou des systèmes centraux, et à quiconque détient un devis unique sans savoir s’il est juste.

Le problème qu’il résout

Acheter sur la base de la proposition d’un seul fournisseur rend difficile de savoir si l’on paie trop, si l’on sous-spécifie, ou les deux. Des offres qui répondent à des questions différentes ne peuvent pas être comparées équitablement. Des cahiers des charges qui nomment une marque restreignent la concurrence et peuvent enfreindre les règles d’achat. Un conseil indépendant vous donne un cahier des charges clair, des offres comparables et une évaluation que vous pouvez défendre devant un conseil d’administration, un bailleur ou un auditeur.

Le coût total, pas le prix d’achat

Le devis le moins cher n’est souvent pas le choix le moins coûteux. Nous comparons les offres sur le coût pendant toute la durée de vie de l’équipement :

• L’achat et l’installation.
• Les licences et abonnements, y compris les renouvellements après la première année.
• La garantie et le support, et ce qu’ils couvrent réellement.
• Le support local : disponibilité de pièces et d’ingénieurs au Rwanda, et rapidité d’intervention.
• Les coûts de fonctionnement, comme l’électricité et la connectivité.
• La formation et le changement, le temps dont le personnel a besoin pour adopter la solution.
• La sortie : ce que coûtera plus tard le fait de quitter ou remplacer la solution.

L’indépendance, dite clairement

GENIUS fournit aussi des équipements et met en œuvre des systèmes : nos garde-fous sont donc précis. Les cahiers des charges décrivent des exigences, pas des marques, sauf lorsque la compatibilité rend une marque nécessaire, et nous expliquons alors pourquoi. Si nous comptons soumissionner, nous le déclarons avant le début du travail et n’évaluons pas notre propre offre. Le cahier des charges et la méthode d’évaluation vous appartiennent.

Achats publics et financés par des bailleurs

Les organismes publics au Rwanda achètent selon la loi nationale sur les marchés publics, révisée en 2022, et publient leurs appels d’offres sur Umucyo, le système d’achats électroniques géré par la Rwanda Public Procurement Authority. Les projets financés par des bailleurs suivent souvent aussi les règles d’achat propres au bailleur. Dans les deux cas, le cahier des charges technique et l’évaluation doivent être défendables : neutres vis-à-vis des marques, clairs sur la notation des offres et documentés. Nous travaillons dans le cadre des règles applicables, en appuyant vos responsables des achats sur le volet technique plutôt qu’en remplaçant leur processus.

Ce que comprend le travail

1. Clarifier les besoins avec les utilisateurs, l’informatique et la finance.
2. Choisir la procédure : demande directe de devis, appel d’offres restreint ou ouvert, selon vos règles.
3. Rédiger le cahier des charges, les critères d’évaluation et la méthode de notation.
4. Accompagner l’appel d’offres, en répondant aux questions techniques des soumissionnaires.
5. Évaluer les offres sur leur conformité technique et leur coût total.
6. Recommander, avec un rapport d’évaluation écrit.
7. Vérifier la livraison par rapport au cahier des charges et aux tests de réception, si souhaité.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

L’examen d’un cahier des charges et de quelques devis prend quelques jours. L’accompagnement d’un appel d’offres complet demande généralement trois à huit semaines, surtout dictées par le calendrier de l’appel d’offres lui-même. Le coût dépend de la taille et de la complexité de l’achat, du nombre d’offres, de la procédure choisie et de l’inclusion ou non de la réception de la livraison.

Équipements généralement utilisés

Des modèles de cahier des charges rédigés de façon neutre vis-à-vis des marques, des modèles de coût total de possession, des grilles de notation pondérées, des listes de contrôle de conformité pour l’évaluation des offres et des plans de tests de réception.

Les erreurs que nous voyons souvent

Des cahiers des charges recopiés de la brochure d’un fournisseur. Ne comparer que les prix d’achat. Accepter l’offre la plus basse sans vérifier qu’elle respecte le cahier des charges. Aucune exigence de support local. Aucun test de réception avant paiement. Laisser un soumissionnaire aider à rédiger le cahier des charges. Et des évaluations sans trace écrite de la manière dont la décision a été prise.