Systèmes de gestion d’entreprise au Rwanda

Qu’est-ce qu’un système de gestion d’entreprise, et qui en a besoin

C’est un logiciel sur mesure construit autour des dossiers opérationnels essentiels de votre organisation et des processus qui les créent : prendre une commande, planifier une intervention, réceptionner du stock, enregistrer un paiement, produire le rapport hebdomadaire. Il convient aux sociétés de services, distributeurs, ateliers, organismes de formation, associations et coopératives qui ont dépassé les tableurs mais n’ont pas besoin d’un ERP complet, ou n’y sont pas prêts.

Le problème qu’il résout

Les tableurs séparés divergent. La liste des clients des ventes ne correspond pas à celle de la comptabilité, les chiffres de stock diffèrent entre l’entrepôt et le bureau, et le rapport hebdomadaire prend une journée à assembler et arrive déjà périmé. Le personnel copie des données d’un fichier à l’autre et des erreurs s’y glissent. Un seul système avec un seul ensemble de dossiers supprime les copies, les divergences et l’essentiel des rapprochements.

Ce que comprend un système type

Les dossiers essentiels. Clients ou membres, produits ou services, fournisseurs et personnel, chacun tenu une seule fois.

Les processus. Commandes, réservations, interventions ou dossiers qui passent par des étapes définies, avec notification des bonnes personnes.

Les stocks et paiements, le cas échéant, mis à jour au fil des transactions.

Les rôles et droits, pour que chacun ne voie et ne modifie que ce qui le concerne.

Les rapports et tableaux de bord, générés à partir de données en temps réel plutôt qu’assemblés à la main, comme décrit dans les tableaux de bord sur mesure.

La piste d’audit : qui a modifié quoi, et quand.

Les intégrations avec le logiciel comptable, le mobile money et, pour les entreprises assujetties à la TVA, la facturation électronique EBM de la Rwanda Revenue Authority.

Conçu autour de vos dossiers

Le travail de conception le plus important consiste à convenir de vos dossiers essentiels et de leurs relations : un client peut avoir plusieurs commandes, une commande plusieurs articles, un article appartient à un produit. Réussir cette étape, dans la conception de la base de données, est ce qui rend les rapports fiables et les évolutions futures faciles. Nous la définissons avec les personnes qui utilisent ces dossiers chaque jour, à partir d’exemples réels tirés de vos tableurs actuels.

Commencer par un processus

La façon la plus sûre de construire un système de gestion d’entreprise est de commencer par le processus qui cause le plus de rapprochements, comme les commandes et les stocks, ou les interventions et la facturation, et de le mettre en usage quotidien avant d’ajouter le suivant. Le personnel apprend le système progressivement, l’usage réel montre ce qui doit être ajusté, et les processus suivants s’intègrent mieux parce qu’ils reposent sur des dossiers qui fonctionnent déjà. En quelques phases, les tableurs séparés peuvent être retirés un par un plutôt que tous lors d’une seule journée risquée.

Ce que comprend le travail

1. Cartographier les dossiers et processus, à partir de vos fichiers existants.
2. Convenir des besoins et des phases.
3. Concevoir le modèle de données, les écrans et les droits.
4. Développer la première phase et la mettre en usage.
5. Migrer les données des tableurs, nettoyées et vérifiées.
6. Étendre lors des phases suivantes, à la lumière de l’usage réel.
7. Remettre la documentation, le code et les comptes.

Chaque phase se termine par la confirmation, par les personnes qui l’utilisent, qu’elle convient à leurs tâches quotidiennes.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

La plupart des systèmes ciblés demandent deux à quatre mois jusqu’à une première phase en production. Le coût dépend du nombre de processus et de rôles, des besoins de reporting, des intégrations, du volume et de la qualité des données à migrer, et du besoin éventuel d’un accès hors ligne ou mobile.

Équipements généralement utilisés

Un framework d’application web et une base de données relationnelle, hébergés dans le cloud ou localement selon la connectivité et le lieu des données, avec un gestionnaire de versions, des tests automatisés et des environnements de test et de production séparés.

Les erreurs que nous voyons souvent

Recréer chaque tableur sous forme d’écran au lieu de repenser le processus. Aucun accord sur le dossier de référence. Des rapports conçus en dernier. Des droits ajoutés après coup. Des tableurs maintenus en parallèle indéfiniment. Et un système dont personne au sein de l’organisation n’est responsable.