Systèmes de gestion des flux de travail au Rwanda

Des systèmes qui acheminent approbations et tâches selon la façon dont votre organisation travaille réellement.

Un système de gestion des flux de travail achemine demandes, approbations et tâches dans votre organisation selon son fonctionnement réel : la bonne personne à chaque étape, les règles appliquées, le statut visible par tous les intéressés, les retards remontés et chaque action consignée. Toute organisation qui gère ses approbations par e-mail, formulaires papier ou conversations de couloir en a besoin. Cette page couvre les processus à plusieurs étapes impliquant plusieurs personnes. L’automatisation de tâches répétitives isolées sans intervention humaine relève de l’automatisation des systèmes.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des flux de travail, et qui en a besoin

C’est un logiciel qui transforme un processus, comme une demande d’achat ou de congé, en une suite d’étapes définies, achemine chacune vers la bonne personne, la notifie, applique les règles et conserve un historique complet. Il convient aux ONG dont les approbations dépendent de financements de bailleurs, aux équipes financières qui traitent les paiements, aux équipes RH qui gèrent congés et déplacements, et à toute organisation où « qui a ce dossier maintenant ? » est une question quotidienne.

Le problème qu’il résout

Les processus gérés par e-mail et sur papier se cassent en silence. Les demandes dorment dans les boîtes de réception, les approbateurs voyagent, les formulaires se perdent, et personne ne peut dire où en est un dossier ni qui l’a approuvé. Les auditeurs trouvent des trous dans la piste. Un système de flux de travail rend chaque étape explicite, fait avancer les demandes automatiquement et consigne tout, pour des processus plus rapides et responsables.

Concevoir les flux autour des décisions réelles

Cartographier le processus réel, exceptions comprises, avec les personnes qui le font tourner.

Simplifier avant de construire : supprimer les étapes qui ajoutent du délai sans ajouter de contrôle.

Acheminer selon des règles : montant, service, projet, bailleur ou type de demande.

Séparer les tâches, pour que les demandeurs ne puissent pas approuver leurs propres demandes.

Déléguer et faire remonter, pour qu’une absence ne bloque jamais une demande.

Notifier à chaque étape, par e-mail ou message, avec des rappels pour les éléments en retard.

Tout consigner : qui a agi, quand, et avec quel commentaire.

Rendre compte des volumes, temps d’attente et goulots d’étranglement, pour alimenter des tableaux de bord sur mesure.

Développer ou configurer

Beaucoup de flux peuvent être construits avec des outils que vous possédez déjà, comme les formulaires, listes et automatisations de Microsoft 365, ou avec les fonctions de flux d’un ERP ou d’un système RH existant. Un système sur mesure se justifie lorsque les processus sont complexes, couvrent plusieurs systèmes, exigent des pistes d’audit strictes ou doivent gérer de gros volumes. Nous recommandons l’option la plus simple qui respecte vos contrôles, et le disons quand les outils existants suffisent.

Un exemple : les demandes d’achat

Un flux d’achat type commence par un court formulaire rempli par un membre du personnel. Il va à son supérieur, puis à la finance pour confirmer la disponibilité budgétaire et la bonne ligne budgétaire, puis à un approbateur dont le niveau dépend du montant, avec les règles d’achat d’un bailleur appliquées lorsque le financement l’exige. Les demandes approuvées partent automatiquement aux achats, et le demandeur peut suivre chaque étape. Chaque approbation, commentaire et modification est consigné pour l’audit.

Ce que comprend le travail

Choisir les premiers processus, généralement les plus fréquents ou les plus pénibles.
Cartographier les étapes, règles, exceptions et approbateurs.
Concevoir les formulaires, l’acheminement, les notifications et les rapports.
Construire avec des outils existants ou un logiciel sur mesure.
Tester avec de vraies demandes et les personnes qui les approuvent.
Lancer, former les utilisateurs et retirer la version papier ou e-mail.
Ajouter des processus un par un.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Inclus : la cartographie des processus, la conception des flux, les formulaires et l’acheminement, les notifications et rapports, les tests et la formation des utilisateurs.

Non inclus, sauf combinaison : les licences de plateformes de flux de travail, l’intégration avec les systèmes financiers ou RH au-delà de ce qui est convenu (voir le développement et l’intégration d’API) et les évolutions continues (voir la maintenance et le support logiciels).

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Un flux unique construit avec des outils existants peut demander une à deux semaines ; un système sur mesure couvrant plusieurs processus prend quelques mois, par phases. Le coût dépend du nombre de processus, de la complexité des règles d’acheminement, des intégrations, des exigences d’audit, du nombre d’utilisateurs et des besoins de reporting.

Équipements généralement utilisés

Les formulaires, listes et automatisations de Microsoft 365 lorsqu’ils conviennent, les fonctions de flux des ERP ou systèmes RH existants, ou des applications web sur mesure pour les cas complexes, avec des notifications par e-mail ou messagerie et des tableaux de bord de reporting.

Les erreurs que nous voyons souvent

Numériser un processus papier lent sans le simplifier. Des circuits d’approbation avec trop d’étapes. Aucune délégation, si bien que les demandes se bloquent pendant les déplacements. Des demandeurs capables d’approuver leurs propres demandes. Le papier et l’e-mail maintenus en parallèle. Aucun suivi des retards. Et vouloir transférer tous les processus d’un coup.

Homme d’affaires en costume utilisant une tablette transparente avec des icônes de sécurité et de réglages

Développement logiciel

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Questions fréquentes

En quoi un système de flux de travail diffère-t-il de l’automatisation en général ?

L’automatisation réalise une tâche sans intervention humaine. Un système de flux de travail coordonne des personnes : il fait passer une demande par plusieurs étapes, comme la soumission, la revue, l’approbation et l’action, envoie chaque étape à la bonne personne, applique les règles, suit le statut et consigne qui a fait quoi. La plupart des systèmes de flux de travail incluent de l’automatisation, mais leur rôle central est la coordination.

Les circuits d’approbation peuvent-ils refléter notre hiérarchie réelle ?

Oui. L’acheminement suit vos règles réelles : par service, montant, projet, bailleur ou type de demande, avec des chemins différents selon les cas. Il peut aussi gérer la séparation des tâches, pour que la personne qui demande un paiement ne puisse pas l’approuver. Nous cartographions les règles avec les personnes qui approuvent avant de construire quoi que ce soit.

Le personnel peut-il voir le statut d’une demande qu’il a soumise ?

Oui. Chaque demande indique où elle en est, qui elle attend et depuis combien de temps, et le demandeur est notifié à chaque étape. Les responsables voient les files d’attente et les goulots d’étranglement de leur équipe. Cette visibilité suffit à supprimer l’essentiel des relances qu’engendrent les processus par e-mail.

Que se passe-t-il si un approbateur est indisponible pendant longtemps ?

Les approbateurs peuvent déléguer à un suppléant désigné pendant leur absence, et les demandes qui attendent trop longtemps remontent automatiquement à la personne suivante ou à un responsable. Les deux sont consignés : la piste d’audit montre toujours qui a approuvé quoi et en vertu de quelle autorité. Les flux ne se bloquent jamais simplement parce qu’une personne est en déplacement.

Quels processus se prêtent bien à un système de flux de travail ?

Tout ce qui comporte un formulaire, plusieurs personnes et une approbation : demandes d’achat, approbations de paiement, congés, demandes de déplacement et de per diem, notes de frais, revues de contrats, recrutement, demandes d’accès informatique et validation de documents. Les processus fréquents, qui touchent à l’argent ou à la conformité, ou qui se bloquent régulièrement, valent généralement d’être traités en premier.

Un processus que votre logiciel actuel ne sait pas gérer ?

Décrivez ce que font vos équipes aujourd’hui et où cela coince. Nous revenons avec des options, y compris celle de ne rien développer.

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