Déploiement de Microsoft 365 au Rwanda

Qu’est-ce que le déploiement de Microsoft 365, et qui en a besoin

C’est le passage complet : un locataire correctement configuré sur votre propre domaine, des licences attribuées par personne, des comptes avec authentification multifacteur dès le premier jour, la messagerie et les fichiers migrés, les appareils connectés et l’ancien système retiré. Il convient aux organisations qui quittent un ancien serveur Exchange sur site, la messagerie d’un hébergeur ou Google Workspace, et aux nouvelles organisations qui veulent bien démarrer plutôt que corriger plus tard.

Le problème qu’il résout

Les migrations précipitées créent des problèmes qui durent des années : tout le monde sur un seul compte administrateur, authentification multifacteur laissée facultative, licences sans les fonctionnalités dont l’organisation a besoin, fichiers déversés dans une seule bibliothèque, et une bascule qui fait perdre une journée de courrier parce que personne n’a planifié le changement DNS. Un déploiement planifié pose correctement les fondations une fois pour toutes, pour que le travail ultérieur de sécurité et de collaboration repose sur une base solide.

Choisir la bonne méthode de migration

Le système d’origine et le nombre de boîtes déterminent la méthode :

La migration à basculement complet transfère d’un coup toutes les boîtes d’un serveur Exchange sur site. Les recommandations de Microsoft la réservent aux petites organisations et préconisent d’autres méthodes au-delà d’environ 150 boîtes.

La migration par étapes ou hybride transfère les boîtes par lots pendant que l’ancien et le nouveau système fonctionnent côte à côte. Elle convient aux grandes organisations Exchange et aux passages progressifs.

La migration depuis Google Workspace transfère courrier, calendriers et contacts depuis Google.

La migration IMAP transfère uniquement le courrier, depuis les hébergeurs et autres systèmes. Calendriers et contacts sont exportés et importés séparément.

Quelle que soit la méthode, l’ancien courrier est copié en arrière-plan avant la bascule, pour que celle-ci soit courte.

Poser les bonnes fondations

Ces réglages sont difficiles à modifier ensuite ; nous les posons donc dès le départ :

• Des comptes administrateurs distincts pour des personnes nommées, jamais des boîtes du quotidien dotées de droits d’administration.
• L’authentification multifacteur imposée à tous, avec un accompagnement du personnel lors de l’inscription. Microsoft a retiré l’authentification de base d’Exchange Online à partir d’octobre 2022 : les anciens clients de messagerie incapables d’utiliser la connexion moderne doivent être remplacés.
• Les enregistrements d’authentification de la messagerie, SPF, DKIM et DMARC, publiés pour votre domaine. Depuis février 2024, Google et Yahoo les exigent des organisations qui envoient du courrier en masse à leurs utilisateurs, et ils protègent votre domaine contre l’usurpation.
• L’emplacement des données vérifié dans le centre d’administration et documenté, car les données Microsoft 365 des organisations rwandaises sont stockées hors du pays, ce qui compte au regard de la loi rwandaise sur la protection des données.

Ce que comprend le travail

1. Évaluer les boîtes aux lettres, le volume de données, les appareils, les licences et l’accès au DNS.
2. Concevoir les licences par personne, la méthode de migration et la structure des fichiers.
3. Configurer le locataire : domaine, comptes administrateurs, authentification multifacteur et authentification de la messagerie.
4. Piloter avec un petit groupe, puis corriger ce qui apparaît.
5. Migrer par lots, en copiant les données en arrière-plan.
6. Basculer l’acheminement du courrier hors des heures de travail, puis accompagner le personnel le premier jour.
7. Retirer l’ancien système une fois tout confirmé.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Un seul bureau de moins de 50 boîtes aux lettres demande généralement une à trois semaines, de la planification au retrait de l’ancien système. Le coût dépend du nombre de boîtes, du volume de courrier et de fichiers à transférer sur votre connexion internet, du système d’origine, de l’ampleur de la réorganisation des fichiers et du nombre de sites et d’appareils à configurer.

Équipements généralement utilisés

Les outils de migration de Microsoft pour les sources Exchange et Google, et des outils tiers lorsqu’ils gèrent mieux une source. L’accès au DNS de votre domaine. Les clients Outlook, Teams et OneDrive récents sur chaque appareil. Une connexion internet fiable, idéalement avec une liaison de secours, puisque tout le bureau en dépend désormais.

Les erreurs que nous voyons souvent

Des licences choisies sur le seul prix, puis rehaussées quelques mois plus tard. L’authentification multifacteur repoussée à plus tard. D’anciens clients de messagerie qui cessent de fonctionner après le retrait de l’authentification de base. Pas de SPF, DKIM ni DMARC, si bien que le courrier atterrit dans les spams des destinataires. Un serveur de fichiers copié dans une seule bibliothèque SharePoint. Et l’ancien serveur laissé en service indéfiniment, qui reçoit encore une partie du courrier.