Messagerie professionnelle au Rwanda

Qu’est-ce que la messagerie professionnelle, et qui en a besoin

C’est choisir un service de messagerie, le relier à votre domaine, créer les boîtes et les adresses partagées, configurer l’authentification et la sécurité, migrer le courrier existant et configurer téléphones et ordinateurs. Elle convient aux nouvelles organisations, à celles qui quittent des comptes gratuits ou une vieille messagerie d’hébergeur, et à celles dont les e-mails sont régulièrement rejetés ou classés en spam.

Le problème qu’elle résout

Les problèmes de messagerie font des dégâts en silence. Des propositions atterrissent dans le dossier spam du client faute d’enregistrements d’authentification. Un escroc envoie une facture depuis une adresse qui ressemble à la vôtre, et votre client la paie. Un membre du personnel part avec la seule copie de plusieurs années de correspondance sur son compte personnel. Une configuration correcte règle les trois : courrier authentifié, boîtes protégées et propriété de l’organisation.

Choisir un service de messagerie

Microsoft 365 ou Google Workspace. La messagerie avec calendriers, stockage de fichiers, visioconférence et de solides contrôles de sécurité. Le meilleur choix pour la plupart des organisations dont le personnel collabore.

La messagerie d’un hébergeur. Des boîtes de base fournies par un hébergeur web. Moins chère, adaptée aux petites équipes qui n’ont besoin que de l’e-mail, mais avec moins de fonctions de sécurité et de gestion.

Quel que soit votre choix, les boîtes, le domaine et le compte administrateur appartiennent à votre organisation.

Le trio de l’authentification

SPF liste les serveurs autorisés à envoyer des e-mails pour votre domaine.

DKIM ajoute une signature numérique à chaque message, prouvant qu’il n’a pas été modifié et qu’il provient d’un expéditeur autorisé.

DMARC indique aux serveurs destinataires que faire lorsqu’un message échoue à ces contrôles, et vous envoie des rapports.

Depuis février 2024, Google et Yahoo exigent les trois des organisations qui envoient des e-mails en masse à leurs utilisateurs, et ils aident tout expéditeur à atteindre les boîtes de réception. Nous les configurons pour chaque service qui envoie en votre nom, y compris les formulaires de contact de votre site et tout outil d’e-mailing, puis faisons passer DMARC de la surveillance vers l’application une fois que les rapports montrent que le courrier légitime passe.

Protéger les boîtes aux lettres

• La double connexion pour chaque utilisateur.
• Le filtrage du spam, de l’hameçonnage et des logiciels malveillants, réglé pour votre organisation.
• Des boîtes partagées pour des adresses comme info@ et comptabilite@, au lieu de mots de passe partagés.
• Aucun transfert automatique vers des adresses extérieures, une ruse fréquente après la compromission d’un compte.
• Une procédure de départ qui garde le courrier de la personne qui part au sein de l’organisation, en convertissant la boîte ou en la transférant à un responsable au lieu de la supprimer.

Ce que comprend le travail

1. Choisir le service et l’offre.
2. Relier le domaine et le vérifier.
3. Créer les boîtes, les boîtes partagées et les alias.
4. Configurer SPF, DKIM, DMARC et les réglages de sécurité.
5. Migrer le courrier existant, puis basculer la distribution en dehors des heures de travail.
6. Configurer les appareils et remettre au personnel un court guide.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Une petite organisation peut être équipée en un à trois jours ; les migrations depuis un autre fournisseur prennent plus de temps selon la taille des boîtes et le débit internet. Le coût dépend du nombre de boîtes, du volume de courrier à migrer, du système d’origine et du nombre d’autres services qui envoient des e-mails au nom de votre domaine.

Équipements généralement utilisés

Microsoft 365, Google Workspace ou le service de messagerie d’un hébergeur réputé, des outils de migration adaptés au système d’origine, la gestion du DNS, des outils de test de l’authentification et l’analyse des rapports DMARC.

Les erreurs que nous voyons souvent

Des adresses personnelles gratuites utilisées pour le travail. Aucun SPF, DKIM ou DMARC, si bien que le courrier finit en spam et se falsifie facilement. Des formulaires de site qui envoient des messages échouant à l’authentification. Un mot de passe partagé pour une boîte commune. Aucune double connexion. Et la boîte d’un employé qui part supprimée, emportant des années de correspondance.