Conseil Microsoft 365 au Rwanda

Qu’est-ce que le conseil Microsoft 365, et qui en a besoin

C’est un examen structuré de ce dont votre organisation a besoin dans Microsoft 365, de ce qu’elle détient et de ce qu’elle utilise, suivi de recommandations sur les licences, les priorités de configuration et l’adoption. Il convient aux organisations sur le point de choisir leurs offres, à celles dont la facture Microsoft a augmenté sans explication, à celles qui sont passées à Business Premium ou à une offre entreprise sans rien changer, et à celles dont le personnel envoie encore des pièces jointes par e-mail alors qu’il dispose de Teams et SharePoint.

Le problème qu’il résout

Les décisions de licences sont généralement prises une fois, rapidement, et rarement revues. Les organisations finissent par payer des offres premium utilisées uniquement pour la messagerie, garder des licences pour des personnes parties, ou acheter des outils séparés pour des fonctions que leur offre inclut déjà. Pendant ce temps, des fonctions précieuses restent désactivées. Un examen indépendant aligne les licences sur les besoins réels et garantit que ce que vous payez est rentabilisé.

Ce que nous examinons

Les besoins par poste. Ce que font les différents groupes : personnel de terrain, finance, direction, accueil et appareils partagés.

Les licences actuelles. Ce qui est détenu, attribué et réellement utilisé, d’après les rapports d’utilisation de Microsoft 365.

Les doublons. Des produits séparés pour des fonctions que votre offre inclut déjà, comme la visioconférence, le partage de fichiers ou la protection des postes.

La valeur inutilisée. Des fonctions incluses mais non activées, comme l’accès conditionnel, la gestion des appareils ou la prévention des pertes de données dans Business Premium.

Le lieu des données et les obligations, sachant que les données Microsoft 365 des organisations rwandaises sont stockées hors du pays, ce qui compte au regard de la loi rwandaise sur la protection des données.

L’adoption. La façon dont le personnel travaille réellement, et là où les habitudes n’ont pas suivi les outils.

Des licences à l’adoption

Le meilleur choix de licences échoue quand même si le personnel garde ses anciennes habitudes. Le volet adoption de notre conseil identifie quelques changements qui comptent le plus, comme partager des liens plutôt que des pièces jointes, utiliser Teams pour les échanges de projet et l’authentification multifacteur pour tous, et les séquence avec des consignes simples et des relais dans chaque équipe. Mesurer l’usage avant et après montre si le changement a pris.

Faire de la revue des licences une habitude annuelle

Les besoins en licences évoluent au gré des arrivées, des départs et des changements de poste, et Microsoft modifie régulièrement le contenu de chaque offre. Une courte revue avant chaque renouvellement, comparant licences détenues, attribuées et utilisées, détecte tôt le gaspillage et vérifie si de nouvelles fonctions de votre offre rendent un autre produit inutile. Nous vous laissons une liste de contrôle simple et un modèle de rapport, pour que la revue puisse être faite en interne les années suivantes si vous le préférez.

Ce que comprend le travail

1. Interroger la direction et des représentants de chaque groupe de personnel.
2. Analyser les licences, les rapports d’utilisation et les coûts actuels.
3. Faire correspondre besoins et offres par poste, y compris une option d’offres combinées.
4. Identifier les économies, les manques et les gains rapides.
5. Planifier l’adoption avec priorités et indicateurs.
6. Présenter les recommandations et une comparaison des coûts.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas

Délais habituels et ce qui détermine le coût

Un examen des licences et de l’adoption demande généralement de trois jours à deux semaines, selon la taille de l’organisation. Le coût dépend du nombre d’utilisateurs, de la diversité des postes, du nombre de tenants ou d’entités, et de l’inclusion éventuelle d’ateliers animés dans le plan d’adoption.

Équipements généralement utilisés

Les rapports de licences et d’utilisation du centre d’administration Microsoft 365, le Secure Score et les rapports d’adoption lorsqu’ils sont disponibles, des modèles de coût des licences et une matrice des besoins par poste.

Les erreurs que nous voyons souvent

Tout le monde sur la même offre quels que soient les besoins. Des licences laissées attribuées à d’anciens employés. Payer des outils de visioconférence ou de partage de fichiers séparés en plus de Microsoft 365. Business Premium acheté sans que ses fonctions de sécurité soient jamais activées. Des déploiements sans plan d’adoption. Et des licences choisies sans tenir compte du lieu de stockage des données.